2016年5月7日

大会支援物の配送遅延についてのご説明と今後の対応

Phantom Magic Vision All Japan Championship 2016に多数のご参加・ご来場頂きありがとうございました。
今年は以前より要望のありましたbyeの導入を行ってみたのですが如何だったでしょうか。
今回の様子を踏まえて来年に向けて改善できればと思います。



さて本題です。
4月下旬頃の大会においてPRカードの発送が行われていないという事態が発生していることが発覚しました。
この件においてご迷惑をお掛けしました皆様にお詫び申し上げます。

この事態に至った経緯について説明させていただきます。
まずPRカードの発送体制ですが、発送リストの作成をkeiが担当し、梱包・発送の実務はM.I.Wに直接所属していない、冬月とkeiの知人(以降、発送担当)に依頼しています。これは発送数が増加するに従い私達二人だけでは処理が追いつかないためです。

受付フォームへ申請のあったイベント情報からkeiが宛先や数量等をまとめリストを作成し、発送担当にメールにて指示しています。
今回、トラブルの原因となったのがこのメールでした。
発送担当が諸般の都合でメールクライアントを変更し、私達もその連絡は受けておりました。
メール変更時のやり取りに異常が無かった為、特に問題があるとは認識していなかったのですが、実際はそのやり取りの数日後からkeiと発送担当間でメールの送受信が正常に行えておらず、送った筈のリストが届いていないという事態が発生していました。
送信エラーも出ておらず、受信側も迷惑メールフォルダなどに自動振り分けられた形跡がなく、別件での冬月と発送担当間のやり取りは正常に行われていたため、この事態は暫く発覚しないまま続くことになります。

4/23、4/24開催の大会主催者様数名からkeiにお問い合わせがあり、PRカードの未着が判明し、発送状況を発送担当にメールで問い合わせましたがメールが正常に届かず、宙にういた状態となりました。その後、リアクションがないことを不審に思い4/27に発送担当と冬月双方を宛先としてに再度確認メールを送信、念のため冬月が発送担当に転送した事によりkei-発送担当間のメール不着が発覚、4/28に未発送だった分を発送しました。
現在はこのメールの問題は解決しており、正常な送受信を確認しております。


これに関連し、4/23より前に問い合わせを頂いていた方には、その前の週に発送担当から、連絡済みの分は発送済みと聞いていたため『発送済みであるが再発送する』と回答させて頂いたのですが、実際には最新の発送リストではなかった為、該当分の認識がずれており、結果として誤った回答を行ってしまうこととなりました。誠に申し訳ありませんでした。
また、開催後に不着の連絡を頂いた方へも返信対応を怠り、ご迷惑とご不安を与え、申し訳ありませんでした。
それらの大会に参加された皆様にも重ねてお詫び申し上げます。申し訳ありませんでした。


今後についてです。
本件以外でも到着の遅れにより大会に間に合わないというケースが以前より発生していました事を鑑み、今後複数回開催予定のある主催者様には最初に予備として1大会分を追加で送付致します。到着の遅れが発生した場合はそちらの予備分を使用して頂ければと存じます。
予備を使わずに配布期間を終えた場合でも特に返送は不要です。
6月に参加賞の切り替えを予定している為、そのタイミングに合わせて実施させていただく予定です。

単発の大会については申し訳ありませんが、3週間前までの申請をお願い致します。
現状2週間前まで受け付けていますが、実作業上はあまり余裕がありません。
システム上は2週間前締切のまま変更はしませんが、なるべくご協力を頂ければ幸いです。

また何れの場合も開催日数日前になっても不着の場合、お手数ですがkeiまで連絡を頂けるようにお願い申し上げます。
間に合う場合は手持ちのPRカードを速達するなどの対応をさせて頂きます。


この度の事、改めて謝罪申し上げると共に、今後も皆様に楽しくゲームをプレイして頂けるようにスタッフ一同精進してまいります。

written by M.I.W [kei]